Порядок заключения договоров и оплаты участия

Уважаемые участники и гости Форума!

  1. Подтверждением и гарантией участия в Петербургском международном экономическом форуме (ПМЭФ) является составленный на каждого участника договор между Фондом "ПМЭФ" и лицом, указанным участником в качестве плательщика.
  2. После подтверждения участия в Форуме на каждого участника деловой программы ПМЭФ (за исключением участников, приглашенных бесплатно по решению Оргкомитета) оформляется договор (датированный днем получения Фондом подтверждения участия) и проект акта выполненных работ (датированный днем окончания Форума - 6 июня 2009 г.), которые размещаются в разделе "Личный кабинет". Договор оформляется на юридическое или физическое лицо, указанное участником в качестве плательщика. Участник должен передать договор и акт выполненных работ соответствующему юридическому или физическому лицу для подписания либо подписать их от своего лица (если участник является плательщиком).
  3. После получения документов плательщик подписывает договор и направляет его в адрес Фонда "ПМЭФ" при помощи факсимильной связи, а также курьерской почтой, гарантирующей быструю доставку (DHL, UPS, TNT, FedEx, пр.).
  4. Сразу после получения копии договора Фонд "ПМЭФ" формирует счет на оплату участия и размещает его в разделе "Личный кабинет".
  5. Отсутствие в Фонде "ПМЭФ" оригинала или копии договора, подписанного плательщиком, может служить основанием для отказа в аккредитации участника.
  6. Услуги по размещению, транспортному обслуживанию и индивидуальной культурной программе оформляются отдельными договорами с операторами, оказывающими эти услуги.
  7. Услуги, оказываемые участнику непосредственно Фондом "ПМЭФ" на площадке Форума (предоставление помещений для проведения переговоров, предоставление индивидуального переводчика, пр.), оформляются дополнительными соглашениями к договору участия.
  8. Участие в Форуме помощников/сопровождающих лиц участников деловой программы Форума оформляется отдельными договорами на участие каждого из помощников/сопровождающих лиц по заявке участника деловой программы Форума.
  9. Аккредитация на ПМЭФ возможна только для тех участников, чье участие полностью оплачено по соответствующим договорам. Датой оплаты считается дата перечисления денежных средств. В исключительных случаях по письменному запросу участника решением Оргкомитета допускается аккредитация данного участника по гарантийному письму, если по тем или иным причинам плательщик не успевает произвести оплату до начала Форума.
  10. Оказание заказанных в рамках Форума услуг будет производиться только при полной оплате соответствующих договоров и дополнительных соглашений.
  11. В случае отказа от участия заявленного участника, организация-плательщик должна направить в срок до 15 мая 2009 года соответствующее уведомление для получения возврата оплаченного регистрационного взноса за вычетом административных издержек в размере 25% от стоимости участия. Отказ от участия, полученный позднее 15 мая 2009 года не предусматривает возврата денежных средств.
  12. Оплата по аннулированному договору может быть зачтена в счет оплаты по договору на нового участника после утверждения нового участника Оргкомитетом в том случае, если организация-плательщик остается прежней. При этом составляется новый договор, которому присваивается оригинальный номер. Для зачета оплаченных по аннулированному договору услуг в счет оплаты по договору на нового участника организация-плательщик должна направить в Фонд "ПМЭФ" письменное уведомление с обязательным указанием в письме номеров аннулированного и нового договоров.
  13. Частичная оплата по договорам и дополнительным соглашениям не дает права на участие в Форуме, а также на получение услуг в рамках Форума. По всем организациям, оплатившим договоры на участие частично, Фонд "ПМЭФ" будет принимать претензии к рассмотрению после проведения ПМЭФ, с 20 июня 2009 года. Заявленные по этим договорам участники к мероприятиям Форума допущены не будут. Услуги в рамках Форума, заказанные по этим договорам и дополнительным соглашениям и не оплаченные полностью, оказываться не будут.
  14. Оплату необходимо производить только по выставленным счетам и (или) заключенным договорам и дополнительным соглашениям в строгом соответствии с указанными в них суммами и по указанным в них реквизитам. Ссылка на номер договора и (или) счета в формулировке платежа обязательна.
  15. Платежи от третьих лиц за организацию, заключившую договор на участие в Форуме, зачисляются Фондом только в том случае, если в формулировке платежа указан оригинальный номер договора и фамилия участника, а также наименование организации, за которую осуществлен платеж. Если оплата за организацию-плательщика произведена третьими лицами без указания необходимой информации в формулировке платежа, платеж возвращается и договор считается неоплаченным.
  16. Платежи, совершенные на расчетный счет Фонда "ПМЭФ" без необходимых на то оснований (без подписанного договора или дополнительных соглашений и (или) выставленного Фондом "ПМЭФ" счета на оплату), возвращаются.
  17. Участник может дополнительно заказать необходимые услуги в дни проведения Форума, произвести оплату и оформить документы от лица организации-плательщика при наличии доверенности от лица организации-плательщика на оформление финансовых и юридических документов.
  18. С начала деловой аккредитации участников Форума 1 июня 2009 года и до окончания работы Форума 6 июня 2009 года финансовая служба Форума производит выдачу участникам и представителям организаций-плательщиков подписанных Фондом "ПМЭФ" договоров, актов выполненных работ, оригиналов счетов и счетов-фактур в Павильоне 4 выставочного комплекса "Ленэкспо". Для получения указанных документов участник или представитель организации-плательщика должен предоставить в финансовую службу Форума подписанный со стороны организации-плательщика акт выполненных работ и договор, если последний по той или иной причине не был направлен в адрес Фонда "ПМЭФ" курьерской почтой.
  19. В случае если договор и акт выполненных работ не подписан со стороны организации-плательщика, участнику или представителю организации-плательщика для подписания договора и акта выполненных работ необходимо представить доверенность от организации-плательщика с указанием полномочий на подписание подобных документов. В случае отсутствия доверенности у участника или представителя организации-плательщика, ему вручаются под роспись оригинал счета и счет-фактура в одном экземпляре, а также договоры и акты выполненных работ, подписанные со стороны Фонда "ПМЭФ", в 2-х экземплярах, один из которых должен быть надлежащим образом оформлен и направлен в адрес Фонда "ПМЭФ".